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Comment préparer et suivre une opération de chèques cadeaux du CSE ?

Cette checklist s'adresse aux élus de petits comités qui organisent une opération de chèques cadeaux, souvent la dépense la plus lourde de l'année. Elle reprend ce qui se vérifie avant la commande, pendant la distribution et à la clôture, en complément des bonnes pratiques des chèques cadeaux et du calculateur de chèques cadeaux et d'exonération. Elle se coche au fil de l'opération.

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Checklist opération chèques cadeaux

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

Avant la commande

Vérifier le solde disponible sur le budget des activités sociales et culturelles
Décider en réunion du montant par salarié et, le cas échéant, par enfant
Vérifier le seuil d'exonération applicable à l'événement, à vérifier selon les textes en vigueur
Arrêter la liste des salariés et des enfants bénéficiaires à la date retenue
Comparer au moins deux émetteurs ou fournisseurs de chèques cadeaux
Vérifier les délais de livraison annoncés par le fournisseur choisi
Consigner la décision et les montants dans le compte rendu de réunion

Au moment de la commande

Transmettre au fournisseur la liste définitive des bénéficiaires et des montants
Vérifier le devis avant validation, y compris les frais de commande et de livraison
Désigner un élu référent pour suivre la commande jusqu'à la réception
Conserver la confirmation de commande et le bon de livraison attendu

À la réception et pendant la distribution

Vérifier que le nombre de chèques reçus correspond à la commande
Organiser un mode de distribution simple et une plage de retrait
Faire signer un accusé de réception par chaque salarié bénéficiaire
Noter les absents pour organiser une remise différée
Répondre aux questions des salariés sur le montant ou le mode de remise

À la clôture de l'opération

Rapprocher la facture reçue du devis et du budget prévu
Mettre à jour le budget des activités sociales avec la dépense réelle
Classer les accusés de réception avec la facture et la liste des bénéficiaires
Noter les écarts ou les difficultés rencontrées pour la prochaine opération
Préparer les éléments de cette opération pour le bilan annuel du comité

Comment utiliser ce modèle

Cette checklist se remplit à chaque opération de chèques cadeaux, généralement une à deux fois par an.
Elle est le plus souvent suivie par le trésorier ou l'élu référent de l'opération, avec le reste du bureau.
Elle gagne à être conservée avec les comptes rendus de réunion et les justificatifs de la commande, utiles au bilan annuel.

Questions sur ce modèle

Faut-il attendre une réunion du comité pour arrêter les montants ?

C'est la pratique la plus prudente : le montant par salarié engage le budget des activités sociales et gagne à être décidé collectivement et consigné dans un compte rendu, plutôt que fixé par un seul élu.

Comment vérifier le seuil d'exonération applicable ?

Le seuil évolue chaque année et dépend de l'événement concerné : il est à vérifier selon les textes en vigueur, par exemple auprès de l'Urssaf, avant de valider les montants par bénéficiaire.

Que faire des chèques non retirés par des salariés absents ?

Ils sont en général conservés par le comité et remis à une date ultérieure, avec une trace écrite de cette remise différée pour que le bilan reste exact.

Cette checklist convient-elle à une petite opération, comme une naissance isolée ?

Oui, dans une version allégée : les étapes de vérification du budget, du seuil et de l'accusé de réception restent utiles même pour un seul bénéficiaire.