Dans un petit comité, les élus sont des salariés qui gèrent les avantages entre deux réunions, et le temps réellement consacré au mandat est rarement mesuré. Renseignez votre effectif, le rythme des demandes de billetterie, la façon dont vous les traitez, les opérations groupées de l'année et le temps de suivi mensuel : l'estimateur affiche les heures que cela représente pour le comité et pour chaque élu, et la part absorbée par les demandes individuelles.
L'estimateur additionne trois familles de tâches. Les demandes individuelles d'abord : le nombre de salariés actifs, obtenu en appliquant le pourcentage renseigné à l'effectif, multiplié par le nombre de demandes annuelles de chacun, donne le volume de demandes de l'année ; chaque demande est valorisée au temps de traitement choisi, qui dépend surtout de la façon dont elle arrive et dont elle est enregistrée. Les opérations groupées ensuite, comptées en heures par opération. Le suivi courant enfin, budget, communication et réunions, exprimé en heures par mois et ramené à l'année. Le total est divisé par douze pour obtenir un rythme mensuel, puis par le nombre d'élus qui se partagent la gestion. L'équivalent en journées de travail utilise des journées de sept heures.
Les demandes de billetterie et de réductions sont invisibles une par une, mais leur accumulation représente souvent la première source de temps perdu dans un petit comité. En changeant simplement le mode de traitement dans la liste déroulante, vous mesurez l'effet d'une organisation où les salariés consultent les offres et déposent leurs demandes eux-mêmes, avec une validation en un clic. Les durées proposées sont des ordres de grandeur, pas des mesures : remplacez-les par votre propre chronométrage sur quelques demandes, le résultat n'en sera que plus fidèle.
L'outil ne compte ni les réunions avec l'employeur, ni les attributions du comité hors activités sociales, ni les heures de délégation dont disposent les élus. Il suppose un rythme régulier de demandes alors que la réalité est saisonnière, avec des pics avant les vacances et les fêtes. Enfin, il ne mesure pas la charge mentale, celle des questions posées dans le couloir ou des relances oubliées, qui pèse pourtant lourd dans l'usure des élus bénévoles.
Si le temps par élu dépasse ce que le mandat permet raisonnablement, deux leviers agissent vite : un élu supplémentaire sur la gestion courante et un mode de traitement des demandes qui évite la ressaisie.
Avec ComitKit, les salariés déposent leurs demandes en ligne et les élus valident en un clic, avec le budget mis à jour automatiquement.
Demander un accès Lire le blog